Die Patientenakten sind das Herzstück jeder Praxis und sind ein wesentlicher Teil bei Ihrer Zahnarztpraxis Übernahme. Schließlich kann der Nachfolger oder die Nachfolgerin in den meisten Fällen eine Vielzahl der Patienten und Patientinnen übernehmen und schafft sich so eine solide Basis für attraktive Einnahmen. Doch wie müssen Sie eigentlich mit den Akten umgehen und ist die einfache Übernahme überhaupt erlaubt? Bei Adviserio wissen wir genau, wie Sie vorgehen müssen und verraten Ihnen die Regelungen hierzu in diesem Ratgeber.
Das Wichtigste in Kürze
- Als Nachfolger oder Nachfolgerin müssen Sie die Einwilligung der Patienten und Patientinnen einholen, damit Sie diese einsehen und verwerten dürfen.
- Idealerweise schreiben Sie alle Patienten und Patientinnen schriftlich an und weisen auf den Nachfolger oder die Nachfolgerin hin. Erst nach der schriftlichen Einwilligung sind die Akten für die Einsicht freigegeben.
- Mit dem Zwei-Schrank-Prinzip schaffen Sie rechtliche Sicherheit bei der Praxisübernahme in Bezug auf die Patientenakten.
Die Akten der Patienten – das passiert mit den Daten bei der Praxisübernahme
Patientenakten gehören zu sensiblen Daten, deren Einsicht nicht einfach jeder Person zugänglich gemacht werden darf. Als Zahnarzt oder Zahnärztin unterliegen Sie der Schweigepflicht, die auch über die Übernahme der Praxis hinaus gilt. Daher ist Ihr Nachfolger oder die Nachfolgerin nicht zur Einsicht berechtigt, solange der Patient oder die Patientin diesem Schritt zugestimmt hat. Aus diesem Grund sollten Sie als Nachfolger oder Nachfolgerin die folgenden Schritte vornehmen:
- Schreiben Sie alle Patienten und Patientinnen schriftlich an
- Weisen Sie auf die Übernahme der Praxis hin und geben Sie den oder die Nachfolgerin namentlich an
- Bitten Sie um die Einwilligung zur Freigabe der Daten und Akten
Am besten kündigen Sie den Schritt der Übernahme bereits an, bevor dieser durchgeführt wurde. Denn Patienten und Patientinnen können auch die Einsicht in die Akten oder sogar die Herausgabe verlangen. Indem Sie möglichst frühzeitig über den Schritt informieren, können Sie die betroffenen Personen bei Fragen oder Ängsten umfassend zu den Schritten informieren und beraten. So stehen die Chancen gut, dass Sie als Nachfolger oder Nachfolgerin diese Personen auch weiterhin in Ihrer Praxis begrüßen können.
Das Zwei-Schrank-Prinzip – ein sinnvoller Schritt für die Übergangsfrist
Vereinbaren Sie bei der Praxisübernahme eine Übergangsfrist, während dieser das Zwei-Schrank-Prinzip vereinbart wird. Dieses Verfahren ist eine sinnvolle Lösung für die Übergangszeit. Hierbei werden alle Karteien, die bereits für die Übernahme freigegeben sind, in einem Schrank getrennt von den noch gesperrten Karteien aufbewahrt. Beide Schränke sind verschlossen und nur für berechtigte Personen zugänglich. Sobald ein Patient oder Patientin die Einwilligung an den Nachfolger oder die Nachfolgerin erteilt, wird die Akte in den zweiten Schrank umgezogen. So füllt sich nach und nach der Schrank des Nachfolgers oder der Nachfolgerin.
Neben der schriftlichen Einwilligung ermöglicht ein Patient oder eine Patientin auch die Einsicht in die Kartei, wenn er ein entsprechendes Verhalten an den Tag legt. Dazu gehören das Betreten der Praxis und die Bitte um Behandlung.